Directives et autres règlements

Programme de Compliance de Siemens : Règles de conduite commerciales et autres règlements

Règles de conduite commerciales (Business Conduct Guidelines)

La pierre angulaire d’une politique de bonne gouvernance dans toute entreprise repose sur la consigne explicite donnée par la direction à tous les employés que les lois doivent être respectées et qu’aucune infraction ne sera tolérée. Chez Siemens, cette consigne est concrétisée par les Business Conduct Guidelines. Ces directives obligent les employés à respecter les lois et pas seulement superficiellement. Elles renferment aussi des règles précises concernant la Compliance vis-à-vis des lois régissant la concurrence et la corruption (notamment) ainsi que des règles concernant les dons et les cadeaux, l’évitement des conflits d’intérêt dans le cadre des prestations de services, l’interdiction des délits d’initié et la protection des actifs de l’entreprise. Les Business Conduct Guidelines fixent le code de conduite dans l’entreprise et constituent la base de notre Programme de Compliance auquel tous les employés Siemens dans le monde doivent adhérer.

Le Programme de Compliance chez Siemens comprend également de nombreux autres règlements qui s’appliquent à l’échelle de l’entreprise et qui complètent les Business Conduct Guidelines. On trouvera, ci-dessous, quelques règlements à titre d’exemple.

Compliance anti-corruption publique (Anti-Public-Corruption Compliance)

(Explication de la section B.2 du 2 mai 2007 des Règles de conduite commerciales)

Comme stipulé dans la section B.2 des Règles de conduite commerciales de Siemens, aucun employé ne peut, directement ou indirectement, proposer ou offrir des avantages indus, en espèces ou en nature, à d'autres personnes prenant part à des opérations commerciales. Les employés doivent même éviter toute apparence liée à la mauvaise foi ou à l'inconvenance. Plus particulièrement, nos Règles de conduite commerciales interdisent de proposer ou de donner quelque chose de valeur à un représentant du gouvernement.

Dans sa lettre du 2 mai 2007 (compliance anti-corruption publique), l’Office Compliance de Siemens a expliqué en détails la signification des interdictions susmentionnées dans les Règles de conduite commerciales de Siemens en matière de compliance anti-corruption publique, ainsi que ce que l'entreprise attend de la part de ses employés afin de garantir la compliance avec les règles concernant les relations commerciales avec les représentants du gouvernement.

Code de déontologie concernant les actes financiers (Code of Ethics for Financial Matters)

(12 novembre 2003)

Le code de déontologie concernant les actes financiers a été introduit suite à l'article 406 de la loi Sarbanes Oxley. Il réunit les codes de bonne conduite établis chez Siemens pour la bonne gestion des affaires financières – comme le principe dit des « quatre yeux » - dans un document unique. Le code de déontologie concernant les actes financiers s'applique non seulement au CEO et au directeur financier (CFO), mais aussi à tous les employés qui exercent des fonctions commerciales.

Dons de l'entreprise (Corporate Donations)

(2 octobre 2006)

La circulaire Z du 2 octobre 2006 a défini des règles précises en matière de dons de l'entreprise. Entre autres choses, la circulaire définit le terme de donation (octroi d'avantages monétaires ou en nature sans contrepartie), les objectifs et les secteurs cibles, les responsabilités et les personnes compétentes pour l'octroi de donations, les critères à satisfaire lors de l'octroi de donations, les critères d'exclusion, les obligations en matière de présentation de rapports, ainsi que les rapports internes et externes.

Centralisation des paiements et des comptes bancaires (Payment and Bank Account Centralization)

(12 avril 2007)

Une gestion adéquate des actes financiers exige aussi un respect des instructions relatives à l'ouverture de comptes et à l'exécution d'ordres de paiement. Toutes les transactions financières doivent être décrites et effectuées en toute transparence. Des comptes fiduciaires doivent uniquement être ouverts dans des cas inévitables et exceptionnels et après exécution d'une procédure d'approbation écrite.

Afin de garantir une totale transparence de toutes les transactions financières relatives au flux de trésorerie et aux paiements dans le monde, Siemens a défini des exigences supplémentaires dans la circulaire Z du 12 avril 2007, dans le cadre de la restructuration des règlements de Siemens sur la compliance. A l'instar des paiements internationaux, des paiements en devise étrangère et des paiements intragroupes réalisés par les entités de Siemens, tous les paiements locaux réalisés par les entités de Siemens dans le monde entier sont désormais exécutés de manière centrale via la solution bancaire interne de Siemens.

Le nombre de comptes bancaires doit être réduit au minimum. L'ouverture de nouveaux comptes bancaires et le maintien de comptes bancaires existants doivent être autorisés par un département de l'entreprise désigné.

Accords relatifs à la consultance commerciale (Business Consulting Agreements)

(14 février 2007)

Par ailleurs, Siemens accorde une attention toute particulière au comportement adéquat avec les consultants commerciaux. La coopération en soi avec ces consultants est légitime et est bien souvent nécessaire pour des raisons professionnelles. Cependant, il existe un risque de voir ces accords relatifs à la consultance commerciale utilisés de façon abusive afin d'accorder des pots-de-vin. Par conséquent, lors de la conclusion de contrats de consultance professionnelle, il est essentiel de veiller à ce que les consultants soient minutieusement sélectionnés et qu'aucun accord de propriété juridique équivoque ne soit conclu avec eux.

Pour cette raison, Siemens a introduit des Règles de conduite commerciales à l'échelle de l'entreprise lors de l'exercice financier 2005. Dès lors, avant de passer un accord, chaque consultant doit subir un processus de vérification préalable, impliquant des contrôles quant à la respectabilité du consultant, et servant à s'assurer qu'il n'a pas précédemment fait l'objet de poursuites judiciaires. Les accords de consultance doivent être formulés au moyen du texte standard obligatoire qui interdit le versement d'honoraires liés au succès et qui exige une spécification écrite précise des services prestés par le consultant.

Dans la circulaire Z du 14 février 2007, Siemens a défini une norme encore plus stricte concernant les accords de consultance commerciale:

  • Les entités de Siemens peuvent passer de nouveaux accords de consultance commerciale liés aux ventes uniquement dans des cas exceptionnels. Ces règlements s'appliquent aussi à tout amendement ou à tout renouvellement d'accords de consultance commerciale concernant les ventes.

  • En outre, par principe, aucun nouveau paiement de quelque genre que ce soit ne peut être effectué en vertu des accords de consultance commerciale existants et en vigueur. Cette interdiction concerne également les paiements liés à l'annulation ou à la résiliation de ces contrats

  • Toute exception exigera le consentement écrit préalable de deux membres du Group Executive Management ou, en cas d'entreprises régionales, du CEO et du directeur financier et, dans tous les cas, du consentement écrit du Chief Compliance Officer (Responsable en chef de la compliance) de Siemens AG

Les règlements détaillés en vue de la mise en œuvre ont été publiés par le Compliance Office le 2 mai 2007.

Fournisseur @ Siemens

Nous nous sommes imposés des principes globalement contraignants et des directives qui exigent de tous les employés et des directeurs de se comporter d’une façon morale et respectueuse des lois. Ils forment la base de notre travail et régissent la manière dont nos employés agissent les uns envers les autres, nos clients et nos associés.

Le « code de conduite pour les fournisseurs de Siemens » reflète le contenu des directives de conduite du business de Siemens. Nos fournisseurs se soumettent aux principes du code de conduite des fournisseurs de Siemens.