Contrôle et plaintes

Contrôle du programme de conformité de Siemens

Contrôles commerciaux

Les cadres sont tenus de réaliser des contrôles permanents dans leurs domaines de responsabilité, en plus de leurs propres activités commerciales. Ces contrôles englobent des vérifications aléatoires de projets spécifiques afin de garantir le respect des lois anti-trust et anti-corruption.

Audits

Chez Siemens, nos auditeurs vérifient régulièrement la mise en œuvre correcte du programme de conformité dans les Groupes et Régions du monde entier, et s'assurent de l'absence d'infractions.

Gestion des plaintes

Processus de gestion des plaintes liées aux pratiques comptables
Pour détecter les infractions comptables et d'audit, Siemens a établi un processus spécial pour la gestion des plaintes liées aux pratiques comptables. Ce processus repose sur les exigences de la loi Sarbanes-Oxley. En effet, en vertu de l'article 301 de cette dernière, le Comité d'audit d'une entreprise doit établir un processus permettant à des employés et tiers de présenter des plaintes comptables en tout anonymat, s'ils le désirent, et garantir le traitement correct de ces plaintes. En vertu des règles de procédure courantes publiées à l'échelle de la société, toutes les plaintes comptables sont soumises au responsable principal de la conformité, qui entame une investigation par l'intermédiaire des auditeurs financiers de la société et remet son rapport au Comité d'audit de Siemens.

Plaintes et commentaires conformément au paragraphe G des directives éthiques de Siemens
Tout employé peut déposer une plainte personnelle auprès de son superviseur, du responsable du personnel ou de toute autre personne/unité compétente ou encore auprès d'un comité d'entreprise interne, ou signaler des circonstances permettant de soupçonner une violation des directives éthiques. Cette plainte fera l'objet d'une enquête approfondie. Des mesures correspondantes seront mises en œuvre le cas échéant. Tous les documents resteront totalement confidentiels. Des représailles ne seront en aucun cas tolérées. Les employés doivent épuiser toutes les possibilités de médiation internes.

Ombudsman : gestion des plaintes concernant des pratiques commerciales illégales
Depuis le 7 décembre 2006, les employés et tiers peuvent contacter l'ombudsman en tout anonymat et en toute confiance s'ils ont connaissance de pratiques commerciales illicites dans la société. Siemens a confié cette fonction à Hans-Otto Jordan, un avocat exerçant à Nuremberg.

Si, après une vérification de la plausibilité, des violations du droit pénal ou des directives éthiques sont soupçonnées, l'ombudsman transmettra ces informations au Compliance Office. Ce faisant, l'ombudsman garantira l'anonymat de la personne à l'origine des informations, en raison de l'obligation de confidentialité garantie par le secret professionnel, y compris vis-à-vis de la société elle-même. Le Compliance Office lancera une investigation sur la base des faits fournis par l'ombudsman. Toutes les unités de la société doivent soutenir le Compliance Office dans sa tâche. Le Compliance Office transmettra son rapport à l'ombudsman et au responsable de la conformité (CCO) afin de les informer de la progression et des conclusions des investigations.

Service d'assistance de conformité
Avec l'introduction du service d'assistance, Siemens offre à ses employés et aux tiers un moyen de déposer des plaintes liées à des violations des directives éthiques, dans le monde entier et 24 h/24.


Obligations de rapport

La quatrième composante du système de contrôle de la société concerne les obligations de rapport au sein de Siemens.

Le responsable de la conformité transmet des rapports réguliers et ad hoc au Conseil d'administration et au Comité d'audit sur les développements juridiques dans les domaines de la conformité, de la mise en œuvre du programme de conformité et des procédures de conformité importantes au sein de la société.

Le responsable de la conformité (CCO) est un membre du Comité de divulgation de la société, établi dans le cadre de l'application de la loi Sarbanes-Oxley. Outre le responsable de la conformité, ce comité comprend les responsables des autres services du personnel. Le Comité de divulgation a pour mission d'examiner tous les documents soumis à la Securities and Exchange Commission (SEC) afin de vérifier leur intégralité et leur exactitude. La présence du CCO au Comité de divulgation garantit le respect des procédures de conformité relatives aux états financiers dans les rapports financiers. Le Comité de divulgation est finalement subordonné au CEO et au CFO.

Dans le même temps, les unités d'entreprise tenues de présenter des rapports sont également responsables de l'intégralité et de l'exactitude des données financières qu'elles remettent au CEO et au CFO.

Tous les trimestres, le Comité de divulgation signale également au CEO et au CFO toute infraction commise à l'encontre des biens sociaux. Un système de génération de rapports à l'échelle de la société (« TreuInfo ») a été mis en œuvre pour faciliter ce processus. Les cas fiduciaires divulgués font l'objet d'une investigation par le service d'audit de la société. Le cas échéant, les conseils juridiques sont également fournis par les avocats du Compliance Office.