Controle & klachten

Controle van het Compliance-programma van Siemens

Bedrijfsgerichte Controles

Managers moeten, naast hun normale bedrijfsactiviteiten, continu controles uitvoeren binnen hun eigen verantwoordelijkheidsgebied. Deze controles omvatten steekproefcontroles van specifieke projecten om ervoor te zorgen dat de antitrust- en de anticorruptiewetgeving wordt nageleefd.

Audits

Bij Siemens, controleren onze bedrijfsaccountants regelmatig of het Compliance-programma doorheen de Groepen en Regio’s wereldwijd correct wordt toegepast en of er aanwijzingen zijn van inbreuken.

Klachtenbehandeling

Methode voor klachtenbehandeling met betrekking tot boekhoudpraktijken
Om inbreuken op boekhouding en audits aan het licht te brengen, heeft Siemens een speciale methode ingesteld voor klachtenbehandeling met betrekking tot boekhoudpraktijken. Deze methode is gebaseerd op de voorwaarden vastgelegd in de Sarbanes-Oxley-wet Volgens Artikel 301 van deze wet, moet een Auditcomité van een bedrijf een methode ontwikkelen die het voor werknemers en derden mogelijk maakt om klachten met betrekking tot boekhoudpraktijken, indien gewenst anoniem, in te dienen en er voor te zorgen dat dergelijke klachten correct worden behandeld. Volgens de huidige procedureregels, die in het hele bedrijf werden gepubliceerd, worden alle klachten met betrekking tot boekhoudpraktijken ingediend bij het Chief Compliance Officer, die een onderzoek opstart, uitgevoerd door de financiële auditoren van het bedrijf. Hij bezorgt hierover een rapport aan het Auditcomité van Siemens.

Klachten en Opmerkingen betreffende paragraaf G van de Gedragscode van Siemens
Elke werknemer kan een persoonlijke klacht indienen bij zijn/haar supervisor, de Personeelsmanager of andere personen/afdelingen die hiervoor in het leven werden geroepen, of bij een bestaande interne ondernemingsraad, of omstandigheden aangeven die wijzen op een inbreuk op de Gedragscode van het bedrijf. De kwestie zal grondig worden onderzocht. Waar nodig zullen de gepaste maatregelen worden genomen. Alle documenten blijven vertrouwelijk. Elke represaille zal worden bestraft. Werknemers moeten de interne bemiddelingsmogelijkheden ten volle benutten.

Ombudsman: Klachtenbehandeling inzake onregelmatige bedrijfspraktijken
Sinds 7 december 2006, kunnen werknemers en derden, die onregelmatige praktijken hebben ontdekt binnen het bedrijf, anoniem en in vertrouwen contact opnemen met een ombudsman. Siemens heeft Hans-Otto Jordan in dienst genomen – een advocaat uit Neurenberg.

Als er, na een ontvankelijkheidscontrole, verdenking is van inbreuken op de strafwetgeving of de Gedragscode van het bedrijf, zal de Ombudsman deze informatie doorsturen naar het Compliance-kantoor van het bedrijf. Op deze manier garandeert de Ombudsman, dankzij de vertrouwelijkheid verzekerd door de advocaat/klantrelatie, de anonimiteit - ook tegenover het bedrijf - van de persoon die deze informatie heeft verstrekt. Het Compliance-kantoor van het bedrijf stelt een onderzoek in naar de feiten die werden aangegeven door de Ombudsman. Alle bedrijfsafdelingen moeten het Compliance-kantoor van het bedrijf steunen bij de uitvoering van zijn taken. Het Compliance-kantoor van het bedrijf zal een rapport over de voortgang en de resultaten van het onderzoek bezorgen aan de Ombudsman en de Chief Compliance Officer (CCO).

Compliance-helpdesk
Met deze helpdesk biedt Siemens werknemers en derden wereldwijd en de klok rond een uitlaatklep voor klachten betreffende inbreuken op de Gedragscode van het bedrijf.


Rapporteringverplichtingen

De vierde component van het controlesysteem van het bedrijf houdt verband met de rapportageverplichtingen binnen Siemens.

De Chief Compliance Officer bezorgt het Directiecomité en het Auditcomité regelmatig en op vraag een rapport over de wettelijke ontwikkelingen inzake compliance, de toepassing van het Compliance-programma en de belangrijke compliance-procedures binnen het bedrijf.

De Chief Compliance Officer is lid van het Disclosure-comité van het bedrijf, dat werd ingesteld in uitvoering van de Sarbanes-Oxley-wet. Naast de Chief Compliance Officer, zetelen in het comité ook de chefs van andere stafafdelingen. Het Disclosure-comité heeft de taak om alle documenten, ingediend bij de U.S. Securities and Exchange Commission (SEC), te onderzoeken en er voor te zorgen dat deze volledig en correct zijn ingevuld. De aanwezigheid van de CCO in het Disclosure-comité waarborgt dat de relevante compliance-procedures voor het financieel overzicht, correct in de financiële rapporten worden vermeld. Het Disclosure-comité bezorgt het rapport uiteindelijk aan de CEO en de CFO.

Tegelijkertijd zijn bedrijfsafdelingen met rapporteringverplichtingen verantwoordelijk voor de volledigheid en correctheid van de financiële gegevens in het rapport dat ze aan de CEO en de CFO bezorgen.

Het Disclosure-comité bezorgt de CEO en de CFO eveneens een driemaandelijks een rapport over vastgestelde inbreuken op bedrijfsactiva. Er werd over het hele bedrijf een rapporteringsysteem (“TreuInfo”) ingesteld om het rapporteringproces te vereenvoudigen. De onthulde vertrouwensbreuken worden onderzocht door de interne audit van het bedrijf. In dergelijke gevallen zorgen de advocaten van het Compliance-kantoor van het bedrijf eveneens voor juridisch advies.