Richtlijnen en andere regels

Het complianceprogramma van Siemens: gedragsrichtlijnen en andere voorschriften

Gedragsrichtlijnen (Business Conduct Guidelines)

In elk bedrijf bestaat de hoeksteen van de compliance uit de expliciete opdracht van het management aan alle werknemers dat de wet moet worden nageleefd en dat er geen inbreuken worden getolereerd. Bij Siemens wordt deze opdracht in de gedragsrichtlijnen omschreven. Deze richtlijnen roepen de werknemers op om de wet te respecteren, en doen dit niet alleen in algemene bewoordingen. Ze bevatten namelijk ook specifieke voorschriften over het naleven van wetten over concurrentie en corruptie (onder meer), voorschriften over donaties en giften, het vermijden van belangenvermenging bij het verlenen van diensten, het verbod op handel met voorkennis en de bescherming van de bedrijfsactiva. De gedragsrichtlijnen omschrijven de gedragscode van het bedrijf en maken de kern uit van ons complianceprogramma, waaraan alle werknemers van Siemens wereldwijd gebonden zijn.

Het complianceprogramma van Siemens omvat ook heel wat andere voorschriften die voor alle geledingen van het bedrijf van toepassing zijn en die een aanvulling vormen op de gedragsrichtlijnen. Hieronder vind je enkele voorbeelden.

Compliance inzake corruptiebestrijding op overheidsniveau

(Verklaring van 2 mei 2007 betr. paragraaf B.2 van de gedragsrichtlijnen van Siemens)

Zoals bepaald in paragraaf B.2 van de gedragsrichtlijnen van Siemens, mag een werknemer van Siemens rechtstreeks noch onrechtstreeks onrechtmatige voordelen aanbieden of verschaffen, in geld of in natura, aan andere individuen die bij zakelijke transacties betrokken zijn. Onze werknemers moeten elke schijn van kwade trouw of onbetamelijkheid vermijden. Meer in het bijzonder verbieden de gedragsrichtlijnen om iets van waarde aan te bieden of te geven aan een regeringsambtenaar.

In zijn brief van 2 mei 2007 (Compliance inzake corruptiebestrijding op overheidsniveau) legde het compliancebureau van Siemens in detail uit wat de hierboven in de gedragsrichtlijnen van Siemens vermelde verbodsbepalingen inhouden voor de compliance inzake corruptiebestrijding op overheidsniveau, en wat het bedrijf van alle medewerkers van Siemens verwacht om de naleving van de richtlijnen voor de omgang met regeringsambtenaren te garanderen.

Ethische code voor financiële aangelegenheden

(12 november 2003)

De ethische code voor financiële aangelegenheden werd ingevoerd naar aanleiding van paragraaf 406 van de Amerikaanse Sarbanes-Oxley wet. Ze verenigt alle gedragscodes die bij Siemens zijn ingesteld voor een correct afhandelen van financiële aangelegenheden – zoals het reeds lang ingevoerde “vier-ogen-principe” – in eenzelfde document. De ethische code voor financiële aangelegenheden is niet alleen van toepassing voor de CEO en de CFO maar ook voor alle werknemers met commerciële functies.

Bedrijfsdonaties

(2 oktober 2006)

De Z-rondzendbrief van 2 oktober 2006 geeft de specifieke voorschriften met betrekking tot bedrijfsdonaties. Deze rondzendbrief definieert onder andere het begrip donatie (de toekenning van geldelijke voordelen en voordelen in natura zonder tegenprestatie), de objectieven en de toepassingsgebieden, de verantwoordelijkheden en de bevoegdheden voor het toekennen van donaties, de te hanteren criteria voor het toekennen van donaties, de uitsluitingscriteria, de rapportageverplichtingen en de interne en externe rapportage.

Centralistie van betalingen en bankrekeningen

(12 april 2007)

Het correct afhandelen van financiële aangelegenheden vereist ook de naleving van de ‘instructies voor het openen van bankrekeningen en het uitvoeren van betaalopdrachten’ die voor alle geledingen van het bedrijf van toepassing zijn. Alle financiële transacties moeten op een transparante manier gedocumenteerd en uitgevoerd worden. Fiduciaire rekeningen mogen alleen  in onvermijdelijke en uitzonderlijke gevallen geopend worden nadat een schriftelijke goedkeuringsprocedure is afgerond.

Om een volledige transparantie te verzekeren van alle wereldwijde financiële cashflows en betalingstransacties, heeft Siemens verdere voorschriften uitgevaardigd in de Z-rondzendbrief van 12 april 2007, in het kader van de herstructurering van de compliancevoorschriften van Siemens. Net zoals alle grensoverschrijdende betalingen, betalingen in vreemde valuta en betalingen door vestigingen van Siemens onderling, worden alle lokale betalingen door vestigingen van Siemens nu centraal uitgevoerd via de ‘in-house banking solution’ van Siemens.

Het aantal bankrekeningen moet tot een minimum herleid worden. Het openen van nieuwe bankrekeningen en het behoud van bestaande bankrekeningen moet worden goedgekeurd door een hiertoe aangestelde afdeling van het bedrijf.

Overeenkomsten voor bedrijfsadvies

(14 februari 2007)

Siemens besteedt eveneens speciale aandacht aan een correcte omgang met bedrijfsadviseurs. Het samenwerken met dergelijke adviseurs op zich is gewettigd en in vele gevallen noodzakelijk om zaken te kunnen doen. Maar er bestaat een reëel gevaar dat overeenkomsten voor bedrijfsadvies misbruikt worden om steekpenningen te geven. Bij het afsluiten van overeenkomsten voor bedrijfsadvies is het dan ook van essentieel belang om ervoor te zorgen dat de adviseurs zorgvuldig werden geselecteerd en dat er geen afspraken van een twijfelachtige wettelijke juistheid met hen worden afgesloten.

Om die reden voerde Siemens in boekjaar 2005 richtlijnen in voor zakenadviseurs voor al haar geledingen. Vooraleer een overeenkomst kon worden afgesloten, moest elke adviseur een grondig onderzoek ondergaan waarin werd nagegaan of de adviseur betrouwbaar was en niet eerder onderworpen was aan gerechtelijke procedures. De overeenkomsten met adviseurs moesten opgesteld worden volgens een verplichte standaardtekst die de betaling van succesgerelateerde vergoedingen uitsloot en tevens een nauwgezette geschreven specificatie vroeg van de door de adviseur geleverde diensten.

In de Z-omzendbrief van 17 februari 2007, heeft Siemens nog een strengere standaard inzake overeenkomsten voor bedrijfsadvies gedefinieerd:

  • Siemensvestigingen mogen slechts in uitzonderlijke gevallen nieuwe verkoopgerelateerde overeenkomsten voor bedrijfsadvies aangaan. Deze voorschriften gelden ook bij elke wijziging of vernieuwing van verkoopgerelateerde overeenkomsten voor bedrijfsadvies

  • Bovendien is het principieel niet toegestaan om nieuwe betalingen van welke aard dan ook te doen in het kader van een bestaande en van kracht zijnde overeenkomst voor bedrijfsadvies. Dit verbod geldt ook voor betalingen in verband met de annulering of de  opzegging van dergelijke contracten

  • Elke uitzondering vereist een voorafgaande schriftelijke toestemming van twee leden van het Executive M anagement van de groep of, als het een regionale onderneming betreft, van de  bevoegde CEO en CFO, en in elk geval met de schriftelijke toestemming van de Chief Compliance Officer van Siemens AG

Op 2 mei 2007 werden door het compliancebureau gedetailleerde voorschriften gepubliceerd voor uitvoering.

Leverancier @ Siemens

Wij hebben ons tot globaal bindende principes en richtlijnen verbonden. Alle werknemers en managers dienen zich op een ethische en respectabele manier te gedragen. Zij vormen de basis voor ons werk en de manier waarop onze werknemers met elkaar, onze klanten en onze partners interactie aangaan.

De “ Gedragscode voor Siemens-Leveranciers " verwijst naar de inhoud van de Siemens Business gedragsrichtlijnen”. Onze leveranciers verbinden zich aan de principes van de Gedragscode voor de Leveranciers van Siemens.